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O que é GED?

GED, um termo simples que define um sistema super completo.

A sigla significa: Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Basicamente, um software GED é composto por um conjunto de tecnologias desenvolvidas para facilitar e otimizar o processo de administração de documentos no meio digital.

Tais tecnologias envolvem os processos de recebimento, armazenamento, consulta, atualização e compartilhamento de informações.

Tudo estrategicamente pensado para diminuir custos, ganhar tempo e potencializar resultados.

Um GED de qualidade deve ser compatível com os diversos formatos digitais. Incluindo áudios, imagens, vídeos, documentos do word, conteúdos em PDF, entre outros.

Desta maneira, fica muito mais fácil reunir, consultar e controlar todos os dados pertinentes de um determinado negócio. Sempre com o máximo possível de segurança e de praticidade.

A importância do GED

De acordo com a ABGD (Associação Brasileira das empresas de Gestão de Documentos), os profissionais brasileiros perdem em média 2 horas por dia procurando documentos não digitalizados.

E, segundo a empresa de pesquisa Gartner Inc., praticamente 3% do valor que uma empresa arrecada é direcionado para custos com papel, armazenamento físico, manutenção de documentos e impressão. Sendo que cada funcionário gasta geralmente 10.000 folhas de papel por ano.

Mas além dos custos com material e mão de obra, a falta de um sistema GED pode gerar outros tipos de prejuízo.

Um exemplo importante a se destacar é a segurança das informações de uma empresa. Considerando que quando são armazenados em um arquivo físico os documentos ficam mais sujeitos a acidentes e danos.

Já com a utilização de alguns softwares GED como o Keeva, tudo fica armazenado na nuvem. Conta-se ainda com a proteção extra dos backups de segurança e os dados podem ser acessados em qualquer lugar que possua internet, por pessoas devidamente autorizadas.

Outra questão crucial que vale a pena considerar é a satisfação dos clientes. As pessoas estão cada vez mais ocupadas e exigentes, e não se adequar a esse ritmo pode levar uma organização a ruína.

Imagine você, por exemplo, se atrasando para algum compromisso, perdendo tempo na execução de alguma tarefa, por ter que esperar enquanto uma empresa tenta achar algum documento seu.

Como se sentiria ao ver que a informação que pra você é prioridade, eles simplesmente perderam?

Qual seria o seu nível de compreensão nesse tipo de situação?


Objetivos do GED

Facilitar rotinas administrativas

O GED foi desenvolvido para facilitar todas as etapas do processo de gerenciamento de documentos. O recebimento, a organização, a busca e o compartilhamento de dados devem ser simples, seguros e precisos.

Depois de um tempo usando o GED ideal, o gestor chega até a esquecer que está executando uma ferramenta. As atividades se tornam parte da rotina e o GED funciona como uma extensão das capacidades da empresa.

Controlar processos

Com um GED de qualidade fica muito mais fácil manter a ordem e acompanhar o documento no decorrer de todas as fases do processo de gerenciamento.

No Keeva, por exemplo, é possível inserir comentários e mencionar os membros da equipe para dar instruções ou fazer considerações sobre cada documento. Também é possível receber notificações sempre que alguma ação for realizada ou receber alertas sobre vencimento de prazos.

Diminuir custos

Como já vimos anteriormente, material, mão de obra, espaço físico, tudo gera custos no processo de gerenciamento de documentos. E com o GED ideal esses custos podem ser exponencialmente reduzidos.

Proteger informações

Outra intenção do GED é permitir que o usuário assuma o controle das informações de sua empresa. Que não coloque mais em risco a integridade e a confidencialidade de determinados documentos.

Com o GED é possível definir quem vê o que, e o que cada pessoa pode fazer com cada documento. Além disso, a segurança é redobrada graças a possibilidade de armazenamento na nuvem.

Otimizar espaço físico

Em determinados setores de atuação o volume de documentos envolvidos nos processos de gerenciamento é bem alto. Consequentemente o espaço gasto com o arquivo de tais documentos acaba sendo bem extenso.

Quando as empresas optam por uma solução GED, o volume de documentos diminui e, desta maneira, o espaço físico pode ser aproveitado para outros fins.

Aumentar a produtividade

Com o GED muita coisa fica mais fácil. Diversas tarefas repetitivas passam a ser automatizadas. Ou seja, os responsáveis pela execução de tais tarefas ganham tempo para focar em atividades mais produtivas.


Os 4 Grupos de Funcionalidades do GED

Todo GED precisa oferecer um conjunto de funcionalidades que se enquadre nos 4 grupos a seguir: captura, organização, busca e gestão/operação.

Funcionalidades de Captura

O grupo de captura deve oferecer métodos variados para colocar os documentos no GED. Alguns exemplos de funcionalidades que exercem essa função são:

  • Captura por e-mail;
  • Envio de documentos;
  • Drag and drop (arrasta e solta);
  • Captura por URL.

Funcionalidades de Organização

As funcionalidades de organização devem garantir a devida ordem e identificação dos documentos dentro do GED. Alguns exemplos de funcionalidades deste grupo são:

  • Identificação sem pastas (pastas x índices);
  • Sugestão automática de identificação;
  • Índices parametrizáveis.

Funcionalidades de Busca

As funcionalidades de busca são responsáveis por fazer com que os documentos armazenados no GED sejam encontrados com rapidez e precisão. São exemplos de funcionalidades de busca:

  • Busca por conteúdo;
  • Sugestões de busca;
  • Busca salva.

Funcionalidades de Gestão e Operação

O grupo de Gestão e Operação precisa facilitar e otimizar o manuseio de documentos dentro do GED. Isso envolve toda a parte de administração destes documentos. Algumas das funcionalidades de gestão e operação são:

Vale lembrar que quanto mais simples e variadas forem as funcionalidades de cada grupo, melhor será a eficiência e a usabilidade do GED.

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