Funcionalidades do GED: descubra o poder do Keeva - Organização

Organização

Com o sistema de organização do Keeva, você não precisa se preocupar com "onde estão" seus documentos. Basta saber "o que você precisa" para que o sistema encontre o documento para você.

Como isso funciona? O Keeva foi criado para buscar e localizar um documento ou documentos com base nas informações que os identificam, como tipo de documento e dados de conteúdo.

Ou seja, quando você coloca um documento no Keeva ele será identificado de acordo com o tipo de documento que é, e com os dados de conteúdo que possui. Como cpf, cnpj, datas, códigos de barra, etc.

Tais dados de conteúdo é que vão compor os índices para busca e localização posterior.

Por exemplo, se no arquivamento tradicional um determinado boleto é identificado com as seguintes informações: valor, nome do emissor e data de vencimento, essas serão as informações que alimentarão os índices do Keeva para classificar os boletos.

Por fim, esses índices é que serão usados, em conjunto ou individualmente, na hora de procurar este documento.

Ou seja, no nosso exemplo, para encontrar um boleto, podemos fazer uma busca ou por determinada data de vencimento, ou por nome do emissor ou por valor.
É possível ainda, utilizando os índices agrupados, criar buscas específicas entre faixas de valor ou entre datas, por exemplo. Ou até mesmo definir um valor específico dentro de um período de datas.

Outra característica do sistema de organização do Keeva é o uso da tecnologia de OCR, que faz o reconhecimento de caracteres. Tal tecnologia permite que você busque o documento usando qualquer informação (palavra, frase) que você lembre de ter visto nele.

Por exemplo, digamos que você precise encontrar um determinado relatório. Mas você não se lembra quem emitiu, nem a data de criação, nem o título ou qualquer outra informação específica sobre o documento.
Mas você se lembra que o relatório falava sobre a reciclagem dos materiais descartados pela empresa. Com isso, é possível realizar uma busca utilizando a palavra-chave "reciclagem". Assim o sistema vai te mostrar os documentos que contém essa palavra.

Bem prático né? Facilidade, otimização de tempo e recursos é o que o Keeva busca oferecer. Quer descobrir como esse método de organização pode ser útil para sua empresa? Consulte nossos representantes.

Como identificar documentos no Keeva?

Para identificar um documento adequadamente você precisa definir qual Tipo de Documento ele é e informar quais são as informações que serão utilizadas como os Índices que serão utilizados para a busca e localização.

  1. Encontre o documento desejado na Área de Documentos Não Identificados, que fica na própria página inicial;
  2. Clique no documento para visualizá-lo;
  3. Selecione o Tipo de Documento;
  4. Preencha os Índices conforme as informações que possui do documento.
  5. Clique em “Salvar”.

Observação:

  • Este processo também pode ser realizado em documentos já identificados, isso se chama Reidentificação de Documentos.

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