Funcionalidades do GED: descubra o poder do Keeva - Gestão

Gestão

O Keeva é extremamente intuitivo, então a Gestão de Documentos é realmente muito simples. Com apenas alguns cliques você pode compartilhar arquivos com seus colaboradores, realizar comentários sobre determinado documento e ser notificado sobre qualquer comentário ou ação realizada nos documentos que você estiver acompanhando.

Você também pode definir diferentes padrões de acesso para cada um de seus colaboradores. Desta maneira é possível controlar que tipo de documento cada um poderá visualizar. E outra vantagem incrível é que, quando precisar realizar qualquer alteração em um determinado documento, você pode identificar essa mudança com o controle de versões e evitar que haja alguma confusão com documentos desatualizados.

Aprenda a seguir como utilizar algumas das principais funcionalidades de gestão do Keeva.

Como inserir comentários nos documentos do Keeva?

  1. Encontre o documento desejado por meio da Barra de Busca;
  2. Clique no documento para visualizá-lo;
  3. Abaixo dos índices do documento está a seção de comentários, escreva suas considerações;
  4. Caso você queira que um usuário específico seja notificado sobre seu comentário, cite o nome dele utilizando o ícone “@”, quando começar a digitar aparecerá uma lista de sugestões de usuários, selecione o(s) indivíduo(s) em questão e clique no ícone de “Postar”.

Como acompanhar comentários de um documento no Keeva?

  1. Encontre o documento desejado por meio da Barra de Busca;
  2. Clique no documento para visualizá-lo;
  3. Na Seção de Comentários, clique em “Seguir comentários deste documento”.

Desta maneira você será notificado toda vez que alguém tecer algum comentário no documento em questão.

Como compartilhar documentos com usuários do Keeva?

  1. Encontre o documento desejado por meio da Barra de Busca;
  2. Clique no ícone “Compartilhar” ou clique no documento para visualizá-lo;
  3. Se abriu no documento para visualizá-lo, ao lado do menu versões, clique em “compartilhar”;
  4. Clique em “Para usuário Keeva”;
  5. Ao digitar o nome do usuário desejado no campo “Informe o usuário”, será exibida uma lista sugerindo usuários com nomes próximos ao que você escreveu, basta selecionar o usuário desejado e clicar em enviar.

Após este processo, o usuário selecionado será notificado pelo Keeva.

Como compartilhar documentos por e-mail, com não-usuários do Keeva?

  1. Encontre o documento desejado através da Barra de Busca;
  2. Clique no ícone “Compartilhar” ou clique no documento para visualizá-lo;
  3. Se abriu no documento para visualizá-lo, ao lado do menu versões, clique em “compartilhar”;
  4. Clique em “Por e-mail”;
  5. Digite o Email do destinatário, a mensagem desejada e clique em “Enviar”;

Quando o compartilhamento é feito por e-mail, o destinatário recebe um email com o link para realizar download dos arquivos em formato “.ZIP”.

Como compartilhar mais de um documento por vez?

  1. Encontre os documentos desejados com a Barra de Busca;
  2. Selecione os documentos desejados no resultado da busca clicando em “Selecionar”, na linha de cada documento desejado ou no topo da lista de resultados para selecionar todos;
  3. No topo da lista de resultados clique em “Compartilhar”;
  4. Para compartilhar com Usuário Keeva, siga a partir do 4° tópico do passo a passo: “Como compartilhar documentos com usuários do Keeva?” já descrito anteriormente;
  5. Para compartilhar por e-mail com um não-usuário do Keeva, siga a partir do 4º passo do tópico: “Como compartilhar documentos por e-mail, com não-usuários do Keeva?” já descrito anteriormente.

Como assinar documentos digitais?

Com a funcionalidade extra de assinatura digital do Keeva, você pode autenticar seus documentos digitais de onde estiver, seja por notebook ou pc.

Um trabalho que poderia demandar horas e alguns custos adicionais, pode ser concluído com apenas alguns cliques. Além disso, a assinatura digital confere validade legal aos documentos digitalizados. Ou seja, além de praticidade, você garante segurança para seus processos administrados online.

Converse com nossa equipe comercial e descubra como essa ferramenta pode facilitar o seu dia a dia.

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