Funcionalidades do GED: descubra o poder do Keeva - Captura de documentos

Captura de documentos

A Captura consiste na inserção dos seus documentos no Keeva. Seguem algumas maneiras super simples de realizar essa ação:

  • Fazer upload selecionando os arquivos desejados;
  • Arrastar e soltar os documentos do seu computador para a área de trabalho do Keeva;
  • Gerar PDF a partir do endereço de uma URL;
  • Criar novos documentos com o editor de textos do Keeva;
  • Importar arquivos diretamente da sua conta no Dropbox;
  • Realizar uma importação em lote.

Aprenda a seguir como utilizar cada uma delas.

Como inserir documentos por Drag’n Drop?

Eis um termo sofisticado para uma ação extremamente simples, o famoso “arrastar e soltar”.

  1. Abra o espaço de armazenamento do seu computador, clique sobre o documento desejado com o botão esquerdo do mouse, e mantenha-o pressionado;
  2. Arraste o arquivo até o ícone de upload ou até a área de trabalho do Keeva;
  3. Solte o botão.

Como enviar arquivos para o Keeva?

  1. Passe o mouse sobre o ícone de upload;
  2. Clique em enviar arquivos;
  3. Selecione um ou mais arquivos que deseja enviar e clique em abrir.

Como criar documentos a partir de uma URL?

  1. Passe o mouse sobre o ícone de upload;
  2. Clique em “Criar documento a partir de uma URL”;
  3. Preencha os campos com o nome do documento e o endereço do site (URL);
  4. Clique em Salvar.

*Observações:

  • O documento criado será um PDF e estará disponível na Área de Documentos Não Identificados;
  • Caso a página esteja protegida por login, captcha, ou possua um certificado SSL inválido, não será possível realizar a captura e o Keeva emitirá uma notificação.

Como usar o editor de textos do Keeva para criar um novo documento?

  1. Passe o mouse sobre o ícone de upload;
  2. Clique em “Criar um novo documento”;
  3. Informe o nome que deseja para este documento no campo “Nome do Documento”;
  4. Digite o texto desejado no campo “Conteúdo do Documento”;
  5. Você pode formatar o conteúdo do texto selecionando o trecho desejado e utilizando o menu de edição que aparecerá na tela;
  6. Após realizar todas as formatações, clique em “Salvar” para concluir a criação do documento.

Observação: O documento criado será um PDF e estará disponível na Área de Documentos Não Identificados.

Como importar documentos do Dropbox para o Keeva?

  1. Passe o mouse sobre o ícone de upload;
  2. Clique no ícone do Dropbox;
  3. Faça login na sua conta do Dropbox, selecione os documentos desejados e clique em “Escolher”.

Como realizar uma importação em lote?

O grupo de captura do Keeva conta ainda com uma funcionalidade extra muito interessante, principalmente para empresas com um grande número de documentos a serem digitalizados. Trata-se do sistema de importação em lote. Tal sistema possibilita o envio de múltiplos documentos previamente identificados.

O intuito é não precisar inserir e classificar individualmente cada documento, determinando seu tipo de documento e seus respectivos índices. Ou seja, o objetivo é automatizar as etapas de captura e de identificação.

Mas vale ressaltar que só é possível realizar a importação em lote quando existe uma identificação prévia, o que ocorre geralmente em dois casos: quando os documentos são indexados no momento da digitalização ou quando os documentos estão sendo migrados de um outro software GED para o Keeva.

No primeiro caso, a indexação acontece quando o software de captura do scanner utilizado no processo de digitalização tem suporte para esse tipo de operação. Ou seja, quando ele consegue gerar um lote de arquivos, juntamente com um arquivo de índices dos respectivos documentos, em formato .csv.

No segundo caso, a indexação acontece quando o sistema de GED usado pelo usuário anteriormente permita a exportação do seu acervo de documentos. Tal exportação deve transferir os documentos separados por tipo de documento e com os índices já indexados, em arquivo .csv.

Vale lembrar que o sistema de importação em lote do Keeva é uma funcionalidade extra. Entre em contato com nossos representantes e descubra se essa é uma opção útil para você!

Quer saber como acontece esse processo de importação em lote? Confira nosso passo a passo.

Observação: Para realizar a importação em lote é preciso instalar um aplicativo adicional ao seu desktop. E para que essa instalação seja possível, o desktop em questão deve atender aos seguintes requisitos:

S.O RAM mínima Mínimo de Espaço em Disco Configuração de vídeo
Windows 7/8/10 1 GB 200 MB Nativa
Linux Fedora 1 GB 200 MB Nativa

É necessária a conexão com internet para utilização do aplicativo adicional.

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