Funcionalidades do GED: descubra o poder do Keeva

O Keeva simplifica, você conquista!

Descubra a magia do GED

Captura de documentos

Mande tudo para o Keeva. Envie e importe seus arquivos ou crie novos documentos em PDF

saiba mais

Busca

Encontre seus documentos com a tecnologia OCR, de reconhecimento de caracteres, suas buscas serão muito mais rápidas e assertivas

saiba mais

Organização

Não se preocupe mais com "onde" estão seus documentos. Basta saber "o que precisa" para que o Keeva encontre o documento pra você.

saiba mais

Gestão

Compartilhe arquivos, controle versões, delimite padrões de acesso, troque mensagens e receba notificações sobre seus documentos

saiba mais

Funcionalidades do GED

Um GED de qualidade é composto basicamente por quatro grupos de funcionalidades. São eles: funcionalidades de captura, funcionalidades de busca e localização, funcionalidades de gestão e funcionalidades de organização.

Cada grupo de funcionalidades é responsável por otimizar um determinado grupo de tarefas. Ou seja, o objetivo do GED é simplificar o processo de gerenciamento de informações. E cada grupo de funcionalidades se encarrega de facilitar uma fase desse processo.

Funcionalidades de Captura

Toda a fase de recebimento de informações é trabalhada com as funcionalidades de captura. Tal grupo oferece funcionalidades que tornam a captação de dados mais prática. Quanto mais possibilidades de receber informações, melhor.

No Keeva as funcionalidades de captura são: envio de arquivos; drag and drop; editor Keeva; integração com Dropbox; criação de documento a partir de uma URL; captura por e-mail; assistente de digitalização; upload de zip e aplicativo de importação em lote.

Com tais funcionalidades é possível fazer upload selecionando os arquivos desejados; arrastar e soltar os documentos do seu computador para a área de trabalho do Keeva; gerar pdf a partir do endereço de uma URL; criar novos documentos com o editor de texto do Keeva; importar arquivos diretamente da sua conta no Dropbox; fazer o upload simultâneo de diversos arquivos realizando uma importação em lote; entre outras facilidades.

Na página Captura de Documentos você encontra o passo a passo de como realizar cada uma delas.

Funcionalidades de Organização

As funcionalidades de organização são responsáveis por facilitar os métodos de armazenamento de informações. Elas devem permitir que a identificação/indexação do documento no sistema seja feita de um jeito assertivo, rápido e seguro.

O Keeva oferece as seguintes funcionalidades de organização: tecnologia de OCR integrada; sugestão de preenchimento; índices parametrizáveis; pré-formatação de índices com máscara definida; alteração de nome dos documentos; adição de novas versões de documentos; formatação de índices com expressão regular; criação de índice do tipo lista.

Entre as facilidades que tais funcionalidades proporcionam, podemos destacar o reconhecimento feito pela tecnologia OCR. Ele permite que o Keeva faça uma leitura prévia de cada documento que entra no sistema e sugira em qual tipo de documento cada um se enquadra.

Ao sugerir o tipo de documento, os índices relacionados ao tipo de documento em questão já são disponibilizados para preenchimento. Desta maneira, o processo de identificação/indexação se torna muito mais simples.

Funcionalidades de Busca

As funcionalidades de busca existem para simplificar o acesso à informação. Um sistema de busca e localização eficiente deve permitir que os documentos sejam encontrados com rapidez e precisão. Cabe a este grupo de funcionalidades garantir isso.

As funcionalidades de busca e localização do Keeva são: busca por tipo de documento (específica); busca por índices (específica); busca por conteúdo (abrangente); sugestões de busca; e busca salva. Para aprender a realizar cada uma delas, confira os tutoriais na página Busca.

Funcionalidades de Gestão/Operação

Por fim, para a fase de manuseio de documentos e processos, as funcionalidades de gestão/operação são a solução. Elas simplificam a execução de tarefas como compartilhamento de documentos, inserção de comentários, e configuração de alertas.

As facilidades disponíveis para o processo de gestão são muitas. No Keeva, este é o grupo que mais oferece opções de funcionalidades. Confira todas e descubra mais sobre cada uma delas na página Gestão.

Simplifique sua rotina

Agora que você já conhece, que tal começar a aproveitar todas essas funcionalidades? Fale com nossa equipe comercial e descubra mais sobre o Keeva!

Seus documentos organizados de forma
intuitiva e prática

Quero conhecer