Funcionalidades - Organização

Organização

Com o sistema de organização do Keeva, você não precisa se preocupar em criar pastas para os seus documentos. Todos os arquivos são identificados por tipos e índices, ou seja, você classifica cada documento inserindo as informações que considera mais relevantes sobre eles.

No momento dessa classificação, graças ao seu sistema de OCR (reconhecimento de caracteres), o Keeva automaticamente analisa o arquivo em questão e sugere o Tipo de Documento mais coerente a ser selecionado, assim como os respectivos Índices já parametrizados. Isso torna o processo de identificação muito mais prático.

Quando você faz a Captura, ou seja, quando você adiciona um novo documento ao Keeva, a princípio ele fica visível apenas para você. Os outros usuários só terão acesso a tal documento quando ele estiver devidamente identificado. Isso acontece para que você consiga definir os padrões de acesso e as permissões de gerenciamento dos seus arquivos antes de compartilhá-los com os demais usuários.

Como identificar documentos no Keeva?

Para identificar um arquivo adequadamente você precisa definir qual Tipo de Documento ele é e informar quais são as suas características específicas, preenchendo os Índices. Para fazer isso, siga as seguintes instruções:

  1. Encontre o documento desejado na Área de Documentos Não Identificados, que fica na própria página inicial;
  2. Clique no documento para visualizá-lo;
  3. Selecione o Tipo de Documento;
  4. Preencha os Índices conforme as informações que possui do documento, alguns deles podem ser obrigatórios;
  5. Clique em “Salvar”.

*Observações:

  • A partir daí, este documento poderá ser acessado por outros usuários, por meio da Barra de Busca, desde que tenham as devidas permissões para visualizá-lo.
  • Este processo também pode ser realizado em documentos já identificados, isso se chama Reidentificação de Documentos.

Funcionalidades de Organização

Free Starter Premium Enterprise
Tecnologia de OCR integrada
Sugestão de preenchimento
Índices parametrizáveis
Pré-formatação de Índices com máscara definida
Alteração de nome dos documentos
Adicionar novas versões de documentos
Formatação de Índices com expressão regular
Criação de Índice do tipo lista

Seus documentos organizados de forma
intuitiva e prática

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