Funcionalidades - Organização

Organização

Com o sistema de organização do Keeva, você não precisa se preocupar em criar pastas para os seus documentos. Todos os arquivos são identificados por tipos e índices, ou seja, você classifica cada documento inserindo as informações que considera mais relevantes sobre eles.

No momento dessa classificação, graças ao seu sistema de OCR (reconhecimento de caracteres), o Keeva automaticamente analisa o arquivo em questão e sugere o Tipo de Documento mais coerente a ser selecionado, assim como os respectivos Índices já parametrizados. Isso torna o processo de identificação muito mais prático.

Quando você faz a Captura, ou seja, quando você adiciona um novo documento ao Keeva, a princípio ele fica visível apenas para você. Os outros usuários só terão acesso a tal documento quando ele estiver devidamente identificado. Isso acontece para que você consiga definir os padrões de acesso e as permissões de gerenciamento dos seus arquivos antes de compartilhá-los com os demais usuários.

Como identificar documentos no Keeva?

Para identificar um arquivo adequadamente você precisa definir qual Tipo de Documento ele é e informar quais são as suas características específicas, preenchendo os Índices. Para fazer isso, siga as seguintes instruções:

  1. Encontre o documento desejado na Área de Documentos Não Identificados, que fica na própria página inicial;
  2. Clique no documento para visualizá-lo;
  3. Selecione o Tipo de Documento;
  4. Preencha os Índices conforme as informações que possui do documento, alguns deles podem ser obrigatórios;
  5. Clique em “Salvar”.

*Observações:

  • A partir daí, este documento poderá ser acessado por outros usuários, por meio da Barra de Busca, desde que tenham as devidas permissões para visualizá-lo.
  • Este processo também pode ser realizado em documentos já identificados, isso se chama Reidentificação de Documentos.

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