Automação de processos

O Que é Automação de Processos? Como Fazer?

A automação de processos consiste no uso integrado de tecnologias para a substituição de tarefas manuais, possibilitando a otimização do fluxo de trabalho. Esta técnica de BPM (Business Process Management - Gestão de Processos de Negócio) é uma solução que permite produzir mais, em menos tempo e com menos esforço.

Com a automação de processos, as empresas conseguem aumentar a produtividade, reduzir custos de produção e minimizar erros humanos. Tudo isso graças a implantação de sistemas que facilitam a execução dos fluxos de tarefas e proporcionam aumento da competitividade de forma padronizada e contínua.

Neste material especial você vai entender melhor sobre:

  • Como funciona a automação de processos?
  • Níveis de automação
  • Benefícios da automação de processos
  • Como começar a automatizar processos?
  • Recursos de automação de um software GED

Como funciona a automação de processos?

De forma resumida, automatizar processos significa “reduzir o trabalho manual para acelerar a conclusão de um projeto, solicitação e/ou serviço”.

É a substituição de métodos tradicionais de produção por soluções que proporcionam ritmo e dinamicidade às empresas. Isso na execução de processos operacionais, administrativos ou gerenciais.

Utilizar uma plataforma de e-mail, por exemplo, é um método de automação. Neste caso, em vez de adicionar destinatários individualmente e avaliar resultados de um por um, é possível programar disparos para diversos contatos, criar listas segmentadas, consultar taxas de abertura e de cliques geradas automaticamente, entre outras facilidades.

Níveis de automação

A automação de processos pode ter diversos níveis de aplicação. Tais níveis irão variar de acordo com as condições dos fluxos de tarefa de cada empresa.

Por exemplo, uma costureira autônoma que realiza pequenos consertos em sua casa, pode automatizar suas tarefas fazendo o controle de pedidos, valores e entregas em uma planilha do excel.

Esta é uma automação de nível simples, até porque ela precisará preencher a tabela manualmente, mas é algo que atende bem às necessidades do negócio em questão. Afinal, tanto o cálculo dos rendimentos do mês, como a melhor visualização dos dados de clientes e controle dos prazos de entrega já serão facilidades adquiridas para sua rotina.

Já um escritório de contabilidade, pode ir um pouco além e utilizar um software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para automatizar processos de recebimento de documentos dos clientes. Ou ainda utilizar um sistema de alertas para otimizar o controle de vencimento de contas.

Uma fábrica de produtos eletrônicos, por sua vez, pode apresentar um nível ainda mais alto de automação. Afinal, grande parte da produção é realizada por máquinas. E cabe aos colabores apenas saber operar tais equipamentos. Ou seja, quanto maior o nível de automação de processos, menos esforço humano será empregado na realização das atividades.

Benefícios da automação de processos

Redução de custos

Com a automação de processos a necessidade de atuação manual diminui. Com isso, é possível manter uma equipe mais reduzida, porém muito bem selecionada e funcional. Assim os custos com mão de obra serão menores.

Além disso, com a melhora na qualidade de execução das tarefas citada no tópico anterior, os custos com correção de falhas e retrabalho também serão evitados.

Qualidade padronizada

Com a automação de processos, as tarefas são muito bem definidas e ficam mais simples de se executar. A rotina de trabalho fica mais prática, as máquinas e sistemas fazem o trabalho mais complexo e isso diminui a ocorrência de falhas humanas. Consequentemente, a produção se torna mais padronizada e a qualidade dos resultados se eleva.

Aumento da produtividade

Com os processos automatizados a execução de tarefas fica bem mais rápida. Calcular as vendas de um mês inteiro manualmente, por exemplo, pode demorar um bom tempo. Já utilizando uma fórmula simples em uma tabela do excel, esse cálculo se torna instantâneo.

Ou seja, com a aceleração dos processos de trabalho, o tempo útil se multiplica. Consequentemente, a produtividade aumenta.

Vantagem competitiva

Este tópico é o resultado dos demais. Ao investir na automação de processos a empresa passa a gastar menos, produzir mais e oferecer mais qualidade. Com isso, fortalece seu diferencial competitivo e aumenta as chances de se destacar e conquistar mais espaço no mercado.

Como começar a automação de processos?

Se você chegou até aqui é porque agora já sabe a importância da automação de processos e descobriu os benefícios que ela pode oferecer. Pois bem, nas instruções a seguir você verá o jeito mais eficiente de começar a implementar tal solução em sua empresa.

O primeiro passo dessa missão é avaliar com cuidado o BPM do seu negócio. Até porque, o ideal é que a automação de processos seja feita no decorrer do processo de otimização do BPM.

Em uma das etapas desse processo de otimização é feito o levantamento de todos os workflows - fluxos de trabalho - da empresa. Nesta etapa os fluxos de tarefa são analisados individualmente e de maneira geral, para que possa ser avaliada a interação entre cada um deles.

Objetivos, tarefas, métodos de execução, ferramentas utilizadas e pessoas envolvidas, tudo deve ser levado em conta nesta fase de avaliação. E é com todos os workflows examinados detalhadamente que será possível identificar acertos, falhas, obstáculos e pontos que poderiam ser otimizados com uma ferramenta de automação.

Recursos de automação de um software GED

Um software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) pode atuar como ferramenta de automação bem vantajosa. Afinal, é uma solução que pode otimizar tarefas e processos em setores diversos de uma organização.

Se o intuito é automatizar processos administrativos, um software Ged é uma ferramenta indispensável. Eis um sistema que agrega valor aos processos operacionais do dia a dia das corporações, no que diz respeito ao uso de informações."

Um software GED de qualidade permite a execução de processos de maneira consistente. Para os gestores, ele oferece maior controle sobre as informações de todos os departamentos da empresa. Auxilia ainda na tomada de decisões e minimiza a ocorrência de atrasos na conclusão dos trabalhos.

Confira a seguir algumas vantagens que você deve procurar na hora de escolher um software GED para automatizar os processos da sua empresa:

Rastreabilidade dos processos: facilidade para identificar quais procedimentos estão em execução e quais já foram concluídos.

Integração das informações: inclusão de todos os documentos da empresa no mesmo sistema, automatizando o processo de organização das informações.

Agilidade e facilidade de uso: praticidade para localizar e compartilhar informações com segurança em uma plataforma amigável e intuitiva.

Analisar, automatizar, lucrar!

Pronto, com essas dicas você já pode começar a realizar uma automação de processos eficaz na sua empresa. Só não esqueça que para uma evolução consistente o processo de otimização também deve ser contínuo. Portanto, continue analisando; acompanhe os resultados do que você automatizar e aprimore seus processos continuamente, para nunca parar de crescer e lucrar.

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